Con Datalia preguntas en lenguaje natural sobre los datos de tu empresa en SAP y obtienes tablas, gráficos y conclusiones al instante. No necesitas saber informática ni exportar nada a mano.

1 · Entrar

• Escribe tu email y contraseña y pulsa Entrar.
• La primera vez recibirás un correo con un enlace para crear tu contraseña (o se te pedirá crearla al entrar).
• ¿La olvidaste? Pulsa «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu email y pulsa «Enviar enlace de restablecimiento»: te llegará un enlace por correo.
• Arriba a la derecha tienes Salir, y según tu rol 🙋 Mi ficha, ⭐ Guardadas, ⚙️ Administración y este 📖 Manual.

2 · La pantalla, en 30 segundos

• El cuadro de pregunta, en el centro. Debajo, sugerencias para lanzar de un clic.
• 🔍 Cliente / Artículo / Proveedor: busca el nombre exacto y lo inserta en tu pregunta.
• 📊 Informes: el menú de informes ya hechos, organizados por departamento.
• Tokens de este mes, con tu barra de consumo.
• Abajo a la derecha, 💬 Soporte y ✨ ¿Quieres hacer una mejora?.

3 · Datalia te conoce (🙋 Mi ficha)

• Datalia te llama por tu nombre y te habla de tú. Al entrar te saluda y te recuerda por dónde ibas.
• Puedes decirle lo que quieras que recuerde mientras preguntas: «recuerda que mi zona es Levante», «recuerda que el margen lo veo sin portes», «llámame Agus». Te lo confirma al instante y sin gastar consulta.
• A partir de ahí lo tiene en cuenta: cuando digas «mis clientes» o «mi zona» sabrá de qué hablas.
• También aprende de tu uso: los temas, clientes, artículos y familias por los que más preguntas.
• En 🙋 Mi ficha (arriba a la derecha) ves todo lo que recuerda de ti, lo puedes cambiar, borrar de una en una o pulsar 🧹 Olvídalo todo. Ahí también eliges cómo quieres que te llame y si prefieres que te hable de usted.
• Es tuyo y de tu empresa: no sale de aquí y ningún compañero ve tu ficha.

4 · Preguntar

• Escribe la pregunta como se la harías a un compañero: «ventas por cliente del último trimestre». Enter ejecuta; Mayús+Enter hace un salto de línea.
• No hace falta elegir área: Datalia deduce de qué hablas (ventas, compras, cobros, pagos, inventario, márgenes, producción, actividad comercial, CRM, contabilidad) entre las que tengas asignadas.
• Modo diálogo: tras un resultado puedes seguir preguntando sin repetir el contexto («¿y el trimestre pasado?», «¿solo los de Madrid?»). Cuando cambies de tema, pulsa ✕ Fin de diálogo para empezar limpio.
• 🎤 Puedes dictar la pregunta con el micrófono (Chrome o Edge).
• Si algo se puede interpretar de dos formas, Datalia elige la lectura más razonable y te lo dice en la explicación, en vez de dejarte sin respuesta. Si de verdad falta un dato, te ofrece reformulaciones listas para pulsar.
• Con nombres parecidos, usa 🔍: evita que «Torres» se confunda con «Torres Hermanos».

5 · Confirmar antes de ejecutar

• Verás «Consumo de esta consulta» con los tokens aproximados: Aceptar y ejecutar o Cancelar.
• Si la pregunta necesita un dato más, aparece «Necesito una aclaración» con opciones concretas.

6 · Ver los resultados

El resultado llega en pestañas:

• Datos: ordena pulsando en la cabecera, filtra con «Filtrar filas…» y mira la fila TOTAL. Se muestran todas las filas, sin recortes.
• Gráfico: elige tipo (barras, líneas, circular…), eje X y métrica.
• Insights: conclusiones de negocio automáticas sobre ese resultado.
• Análisis: cuando pides un informe, aquí sale ya redactado.
• Datalia avisa cuando el dato está sucio o caducado: nombres repetidos, importes a cero, oportunidades «abiertas» con fecha de cierre pasada… No lo esconde: lo señala en la explicación.

7 · 📊 Informes por departamento

Informes ya construidos: eliges el departamento y pulsas. Los que llevan [corchetes] se copian al cuadro para que pongas el nombre real antes de ejecutarlos. Ves solo los departamentos que te haya asignado tu administrador.

• 🏛️ Dirección: cómo va el negocio (foto global del año) y riesgo de concentración de la cartera (de cuántos clientes dependes).
• 🤝 Comercial: a quién visitar o llamar, priorizado, y clientes en fuga (compraban y han dejado de comprar).
• 📈 Jefe de ventas: comparativa del equipo, descuentos aplicados y lo que cuestan, objetivos frente a lo vendido, y por qué ha subido o bajado un periodo.
• 🛒 Compras: qué pedir para no quedarte sin stock, subidas de precio de proveedores y dependencia de un proveedor.
• 📦 Almacén: stock parado (dinero inmovilizado) y cobertura (para cuántos días te queda según el consumo real).
• 💰 Cobros: quién paga tarde (comportamiento histórico) y riesgo de crédito (vencido frente a su límite).

Dos notas útiles: el informe de objetivos solo compara si el administrador ha cargado los objetivos de venta; y aunque un informe hable de todo el equipo, sigue respetando de quién son los datos (ver el punto 11).

8 · Análisis comerciales de un cliente o artículo

No van por departamento: los tiene cualquiera con área de Ventas, y siempre acotados a tus clientes.

• Ficha de cliente: su foto 360 — ventas y márgenes del año, sus artículos principales y en qué está cambiando.
• Qué venderle: huecos de su cesta, comparando con lo que compran clientes de su mismo gremio.
• Venta cruzada de un artículo: qué se lleva junto a él.
• Análisis de la cesta: qué productos se compran juntos en el histórico.
• Cartera A/B/C: tus clientes clasificados por facturación (Pareto).
• Cliente contra su gremio: cómo va comparado con los de su sector.

9 · Previsión de compra

• Pregunta «¿cuánto pido de…?» y Datalia propone cantidad a partir del consumo real, el stock, lo ya pedido y el plazo del proveedor.
• Admite varias referencias a la vez: puedes preparar un pedido completo en una sola pregunta.
• Es una sugerencia con sus supuestos escritos, no un pedido: la decisión sigue siendo tuya.

10 · Exportar y compartir

• ⬇ Excel: descarga el resultado en .xlsx con filtros puestos.
• ✉ Enviar tabla / Enviar gráfico: lo manda por correo (por defecto, a tu dirección).

11 · Consultas guardadas

• Guarda lo que repites y lánzalo de un clic desde ⭐ Guardadas.
• Lanzar una guardada no consume tokens. La primera vez, Datalia traduce tu pregunta y se queda con la traducción; a partir de ahí la reutiliza. Los datos se leen igualmente en ese momento, así que están tan actualizados como siempre — lo que se ahorra es volver a traducir, no volver a consultar.
• Si tu pregunta habla de un periodo que se mueve («este mes», «este año», «los últimos 3 meses»), Datalia rehace la traducción cuando ese periodo cambia y te lo dice. Así nunca te enseña el mes pasado creyendo que es este. Una pregunta con fechas fijas («ventas de 2025») no necesita rehacerse nunca.
• Con Configurar creas, editas o borras, y les pones etiqueta. Máximo 20 en total, y puedes guardarlas en cualquiera de tus áreas, no solo en ventas y compras.

12 · Qué datos puedes ver (y por qué tu compañero ve otra cosa)

Se cruzan tres cosas, y hace falta que las tres te dejen pasar:

• Áreas contratadas por tu empresa (ventas, compras, cobros, stock…).
• Tus módulos y departamentos, que asigna tu administrador: qué áreas consultas y qué informes ves.
• Titularidad de SAP: dentro de eso, ves lo que te corresponde. Un comercial ve su cartera; su responsable, la suya y la de su equipo. Sale de vuestro propio SAP (propietario del documento y jerarquía de empleados), no de un ajuste de Datalia.

Si una consulta sale vacía con un 🔒, esos datos son de otras personas. Si echas en falta clientes que son tuyos, casi siempre esos documentos están a nombre de otro en SAP: se corrige ahí.

13 · Tu consumo (tokens)

• Arriba ves tokens de este mes y tu barra de límite. El icono «i» explica qué es un token.
• Consume cada pregunta que se ejecuta, según su tamaño.
• No consumen: ver el gráfico, los Insights, exportar a Excel, enviar por correo, lanzar un informe desde el menú 📊 (van por un atajo que no pasa por la IA) ni relanzar una consulta guardada (reutiliza su traducción). Sí consumen los informes de un cliente o artículo concreto, porque hay que localizar ese nombre en los datos.
• Dos trucos para gastar menos: si vas a repetir un informe del menú, lánzalo desde el menú y no escribiendo la frase a mano; y si una pregunta la vas a repetir, guárdala — a partir de la segunda vez sale gratis.

14 · Cuándo se actualizan los datos

• Datalia no consulta SAP en vivo: trae los datos cada pocos minutos, en la franja acordada con tu empresa. Un albarán de hace un minuto puede no estar todavía.
• Una vez a la semana hace una relectura completa, que es la que recoge las correcciones sobre documentos antiguos (un asiento retocado, una actividad editada).
• Si necesitáis otra franja u otra frecuencia, se ajusta: pídelo por soporte.

15 · Si algo no cuadra

• 💬 Soporte: resuelve las dudas frecuentes al momento y, si no, «¿No se resuelve? Enviar a soporte» abre una incidencia con nuestro equipo.
• ✨ ¿Quieres hacer una mejora?: pide un cambio o una función nueva. Se revisa, se aprueba y se implanta; nada se aplica sin pasar por ahí.
• Si un resultado te choca, mira la explicación que acompaña a la respuesta: dice qué ha entendido y qué ha supuesto. Suele ser ahí donde se ve el malentendido.

16 · Si eres administrador de tu empresa

Tienes ⚙️ Administración en la cabecera, con su propio 📘 Manual dentro: dar de alta usuarios, roles, módulos y departamentos, consumo del mes, objetivos de venta y auditoría.

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Tipo Incidencia / problema Duda